Veelgestelde vragen

Een werknemer heeft recht op inzage in zijn volledige medische dossier. Dat is geregeld in artikel 7: 456 Burgerlijk Wetboek (Wet Geneeskundige Behandelingsovereenkomst). Deze wettelijke bepaling is van overeenkomstige toepassing in de verhouding tussen bedrijfsarts en werknemer. Het is dus niet toegestaan inzage in bepaalde gegevens te weigeren omdat de bedrijfsarts dit niet in het belang van de werknemer vindt, bijvoorbeeld in verband met de psychische impact voor deze werknemer. Wel verdient het in zo’n geval aanbeveling de werknemer ‘te begeleiden’, bijvoorbeeld door een gesprek aan te bieden waarin vragen naar aanleiding van inzage in het dossier besproken kunnen worden.

Persoonlijke werkaantekeningen
De persoonlijke werkaantekeningen van de bedrijfsarts maken geen onderdeel uit van het dossier en zijn dus van het inzagerecht uitgezonderd. Deze aantekeningen zijn bedoeld voor de eigen, voorlopige gedachtevorming. Ze moeten daarom ook apart van het medisch dossier worden bewaard. Persoonlijke werkaantekeningen zijn niet bedoeld om onder ogen van anderen dan de bedrijfsarts zelf te komen en dat moet ook worden gewaarborgd.[1] Anders zijn het immers geen ‘persoonlijke’ werkaantekeningen meer.

Omdat de aantekeningen tijdelijk van aard zijn, moet er na verloop van tijd iets mee gebeuren. In feite zijn er twee mogelijkheden. Ofwel de bedrijfsarts vernietigt de ­aantekeningen als ze niet meer nodig zijn. Bijvoorbeeld omdat de vragen in het kader van de voorlopige gedachtevorming inmiddels zijn beantwoord. Ofwel de bedrijfsarts neemt de aantekeningen op in het medisch dossier als zij alsnog van belang zijn voor een goede zorgverlening aan de werknemer. Zodra de aantekeningen in het medisch dossier worden opgenomen, vallen deze onder het recht op inzage en afschrift en is de informatie toegankelijk voor de werknemer.

Uitzondering
Soms is in het dossier van een werknemer ook informatie over iemand anders opgenomen. Denk bijvoorbeeld aan informatie verkregen vanuit de werkgever over een collega van de werknemer. Of informatie vanuit een collega over die collega zelf in relatie tot de betreffende werknemer.

Een werknemer kan geen inzage in, of een afschrift van (een deel van) het medisch dossier krijgen als de persoonlijke levenssfeer van een ander daardoor wordt geschaad en dit noodzakelijk is ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van die derde (art. 7:456 BW). Dit betekent dat als een werknemer om inzage of een afschrift van (dat deel) van het medisch dossier verzoekt, de bedrijfsarts moet beoordelen of dat kan. Dat wil zeggen dat hij beoordeelt of de persoonlijke levenssfeer van een ander door de inzage wordt geschonden en of het belang van de privacybescherming van een ander zwaarder weegt dan het belang van de werknemer om inzage te krijgen in zijn medisch dossier (art. 63 AVG).

Ter voorkoming van dergelijke dilemma’s neemt de bedrijfsarts alleen informatie afkomstig van en over derden in het dossier van werknemer op als dat noodzakelijk is voor een goede hulpverlening. Wanneer deze informatie in het dossier wordt opgenomen doet de bedrijfsarts er verstandig aan om werknemer daarvan op de hoogte te stellen. Het advies is om de werkgever of andere derde erop te wijzen dat informatie die door hen gedeeld wordt over een derde in relatie tot de betreffende werknemer onderdeel kan worden van diens medisch dossier. Als die personen niet willen dat de werknemer dit te weten komt, moet bedrijfsarts hen erop wijzen dit soort informatie niet te verstrekken.’

De hoofdregel is dat een arts de medische gegevens van een overledene niet aan derden verstrekt. Het medisch beroepsgeheim geldt ook als de patiënt overleden is. Dat betekent dat nabestaanden in principe geen gegevens uit het medisch dossier van hun overleden naaste mogen inzien en er ook geen afschrift van mogen ontvangen. De wet bevat een beperkt aantal uitzonderingen op die hoofdregel. Het gaat om o.a.:

• de toestemming die een patiënt bij leven heeft gegeven of juist geweigerd
• inzagerecht na een incident
• inzagerecht vanwege een zwaarwegend belang

Als sprake is van een uitzondering dan geldt dat de gegevensverstrekking moet voldoen aan de eisen van proportionaliteit en subsidiariteit. Dat wil zeggen dat niet meer gegevens mogen worden verstrekt dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor de gegevens worden opgevraagd. Tenzij de overleden patiënt toestemming heeft gegeven voor inzage of afschrift.

De ‘Handreiking Inzage in medische dossiers door nabestaanden’ (KNMG, 2021) gaat in op alle regels rondom het recht voor nabestaanden op inzage en afschrift van gegevens uit medische dossiers van overleden naasten. De handreiking is een samenwerking van de KNMG en Patiëntenfederatie Nederland. 

Lees meer

• Webpagina ‘Handreiking inzagerecht nabestaanden’ (NVAB-site)
• Handreiking inzagerecht nabestaanden (versie voor hulpverleners) (KNMG, 2021)
• Uitgave voor patiënten en nabestaanden, met bijbehorende, handige stroomschema’s (Nieuwsbericht KNMG, 19 januari 2021)

« Terug naar index

Onder een behandelteam in de bedrijfsgezondheidszorg verstaan we de personen die rechtstreeks bij de behandeling, begeleiding of hulpverlening aan een individuele werknemer betrokken zijn, ook wel aangeduid als de rechtstreeks betrokkenen. Een behandelteam kan bestaan uit de bedrijfsarts, a(n)ios[1], ondersteunend personeel zoals doktersassistenten, POB of functionarissen met vergelijkbare taken en administratieve en secretariële ondersteuners. Deze personen assisteren de bedrijfsarts bij de begeleiding van de werknemer met een specifieke taak in een omschreven deelgebied. Voorbeelden van deelgebieden zijn sociaal-medische begeleiding, arbeidsomstandighedenzorg, keuringen en PMO. Een combinatie van deelgebieden is mogelijk.

Behandelteam en toegang tot het dossier
Op grond van het Artikel 457 lid 2 WGBO en de Beleidsregels verwerking persoonsgegevens gezondheid zieke werknemers, §5.2.1 heeft ieder lid van het behandelteam zonder voorafgaande toestemming van de werknemer toegang tot die medische gegevens die voor zijn/haar taak in dit specifieke geval noodzakelijk zijn. Dat is dus niet hetzelfde als toegang tot het gehele dossier. De opgedragen taak per deelgebied is bepalend voor de aard en omvang van de informatie waarover ieder lid van het behandelteam mag beschikken. Betrokkenen dienen zich bewust te zijn van de implicaties die de informatie-uitwisseling heeft. De werknemer moet op de hoogte zijn van de gekozen wijze van informatieverstrekking en mag hiertegen bezwaar maken.

Taakgedelegeerden
Bedrijfsarts moet altijd de mogelijkheid hebben om informatie vast te leggen in een afgeschermd deel van het dossier, waar een taakgedelegeerde géén toegang toe heeft. In de praktijk kan dat op verschillende manieren worden ingericht. Zo kunnen bedrijfsarts en gedelegeerde(n) in hetzelfde dossier werken, met een afgeschermd deel voor de bedrijfsarts voor informatie die niet gedeeld moet worden met de gedelegeerde(n). Of bedrijfsarts en gedelegeerde(n) werken in een eigen deel. Daarbij moet de informatie van de gedelegeerde(n) altijd zichtbaar zijn voor de bedrijfsarts. Dit komt voort uit zijn verantwoordelijkheid als delegerend bedrijfsarts. Andersom moet de bedrijfsarts actief kunnen kiezen welke informatie hij al dan niet deelt met de gedelegeerde(n).

Procesbegeleiding
Wanneer de taak van een functionaris alleen bestaat uit faciliterende en coördinerende werkzaamheden tijdens het ziekteverzuimproces, is de functionaris aan te merken als procesbewaker voor de werkgever. De functionaris mag alleen beschikken over de informatie die noodzakelijk is voor de vervulling van deze taken en heeft geen toegang tot het medisch deel van het dossier.

Waarneming
De bedrijfsarts heeft geen zwijgplicht tegenover een arts die als zijn vervanger, ook wel waarnemer genoemd, optreedt. De vervanger heeft daarom toegang tot het gehele bedrijfsgeneeskundige dossier van werknemers die hij tijdens de waarneming ziet. De werknemer mag hiertegen bezwaar maken. In dat geval mag de vervanger het dossier niet inzien. De vervanger mag de werknemer er dan wel op wijzen dat het nadelig kan zijn voor de begeleiding als hij het dossier niet mag inzien.

De bedrijfsarts mag aan degene die hem vervangt vooraf specifieke informatie over een werknemer verstrekken, ook als de werknemer bezwaar heeft tegen toegang tot het bedrijfsgeneeskundige dossier door de vervanger. Bijvoorbeeld om de vervanger voor te bereiden op een zorgvraag, die zich tijdens de waarneming kan voordoen.

Geen onderdeel van het behandelteam
Behandelaars met een eigen opdracht zoals bedrijfsmaatschappelijk werkers, psychologen en fysiotherapeuten maken geen deel uit van het behandelteam van de bedrijfsarts.

Twijfel
Bij twijfel over de rechtmatigheid van de beoogde informatie-uitwisseling is het advies om toestemming te vragen aan de werknemer.

Zie voor meer informatie het NVAB standpunt taakdelegatie (o.a. H1.7 ‘Privacyregeling bij delegatie’), de NVAB Leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier- Inrichting & Overdracht en de KNMG Richtlijn Omgaan met medische gegevens (H1.4.1 en H1.4.2).

Op 1 juli 2020 zijn artikel 15d en artikel 15e van de Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg (Wabvpz) in werking getreden. Deze artikelen hebben betrekking op elektronische inzage, elektronisch afschrift (15d) en logging (15e). Elke persoon heeft recht op elektronische inzage en een elektronisch afschrift van de gegevens uit zijn patiëntendossier. Deze gegevens moeten kosteloos worden verstrekt.

Elektronische inzage en elektronisch afschrift
De Wabvpz schrijft de vorm niet voor waarop elektronische inzage of een elektronisch afschrift moet worden ontsloten.

Elektronische inzage
Wanneer je als zorgverlener elektronische inzage aanbiedt kan dat bijvoorbeeld via een beveiligd zorgportaal. Realiseer je dat het dan moet voldoen aan de juiste beveiliging en voorwaarden (WGBO-dossiers, beveiligde verbinding, logging enz.). Voor zover inzage op deze manier niet mogelijk is, kan als alternatief elektronische inzage (op het scherm) worden gegeven of een elektronisch afschrift (op papier) worden verstrekt.

Elektronisch afschrift
Net zoals bij elektronische inzage is ook de vorm voor elektronisch afschrift niet voorgeschreven, dit mag bijvoorbeeld ook een pdf-bestand zijn. Het recht op een elektronisch afschrift op grond van de Wabvpz betekent dat zorgaanbieders een voorziening moeten hebben waarmee zeker is dat het afschrift langs een beveiligde weg bij de juiste persoon terecht komt. Hierbij kan gedacht worden aan het per e-mail versturen van een link naar een beveiligde website waar het afschrift beschikbaar wordt gesteld. Het afschrift kan ook in de vorm van een USB-stick met pdf-bestanden worden verstrekt.

Logging
In artikel 15e van de Wabvpz wordt ingegaan op logging en specifiek wat voor loggingsinformatie ook moet worden opgenomen in een afschrift, in aanvulling op de al bestaande plicht tot logging op grond van de AVG. In een van de opgenomen eisen, de NEN 7513, wordt beschreven wat er aan logging beschikbaar moet zijn en aspecten zoals wie wanneer welk dossier heeft geraadpleegd of veranderd.

Lees meer

• Richtlijn omgaan met medische gegevens (herziening KNMG, 2024)
• VWS Juridische Factsheet 2020
• Voortgangsbrief Informatie- en Communicatietechnologie (ICT) in de Zorg (minister Bruins)
• NEN7513 logging patientdossiers (website NEN)
• Wet aanvullende bepalingen verwerking persoonsgegevens in de zorg

« Terug naar index

Zie hiervoor de NVAB leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier- Inrichting en overdracht. Deze leidraad biedt bedrijfsartsen handvatten voor de inrichting van een bedrijfsgeneeskundig dossier, bij het bepalen welke informatie er wel of juist niet in hoort en voor verschillende overdrachtssituaties. 

Lees meer

• Leidraad bedrijfsgeneeskundig dossier- Inrichting en Overdracht (NVAB, 2021)
• Leidraad Bedrijfsarts en Privacy (herziening NVAB, OVAL 2019)

« Terug naar index

Onderwerp: Overname van de ene arbodienst/ bedrijfsartsen-praktijk door een andere arbodienst/ bedrijfsartsen-praktijk
Is een machtiging voor overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier van een werknemer vereist wanneer de arbodienst wordt overgenomen door een andere arbodienst?

De situatie
Arbodienst A wordt volledig overgenomen door arbodienst B. [1]  

Uitgangspunten

• Arbodienst B is rechtsopvolger van arbodienst A. Daarmee komen alle rechten en plichten bij arbodienst B. De bedrijfsartsen van arbodienst A krijgen een nieuwe werkgever (arbodienst B). Klanten kunnen ervoor kiezen om klant te blijven óf om weg te gaan. 
• De hoofdregel bij overdracht van gegevens / bedrijfsgeneeskundige dossiers naar een andere bedrijfsarts is dat de bedrijfsarts het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer met diens uitdrukkelijke toestemming of op diens verzoek, rechtstreeks overdraagt aan de nieuwe bedrijfsarts.[2]  

Verschillende situaties

1. Contract klant-arbodienst is niet gewijzigd (m.u.v. de rechtspersoon) en de bedrijfsarts blijft dezelfde.
   In dit geval is er geen sprake van overdracht van dossiers. De werknemers behouden immers dezelfde bedrijfsarts(en). De hoofdregel geldt niet en een machtiging voor overdracht is niet nodig.
    
2. De nieuwe arbodienst en klant sluiten een contract met andere voorwaarden mét instemming van OR. De bedrijfsarts(en) blijft/ blijven dezelfde en in hun werk treden geen wijzigingen op.
   Ook nu geldt de hoofdregel niet en is toestemming niet nodig. Dossiers worden immers niet overgedragen.
    
3. Er is een verandering van bedrijfsarts(en).
   In dat geval is de hoofdregel wel van toepassing en is toestemming voor overdracht van de bedrijfsgeneeskundige dossiers nodig.

De bewaarplicht
Het beheer inclusief de bewaarplicht van de lopende en gesloten dossiers wordt voortgezet door de nieuwe arbodienst. De nieuwe arbodienst  heeft ook de plicht de dossiers van ex-werknemers gedurende de verplichte bewaartermijn te beheren en het mogelijk te maken dat zij desgewenst hun rechten ten aanzien van hun dossier kunnen uitoefenen.

Verstrekken informatie aan werknemers
In alle drie de situaties moeten werknemers worden geïnformeerd  over de wijzigingen. Dit betekent dat minimaal de volgende informatie verstrekt wordt:

• Naam en contactgegevens van de nieuwe arbodienst
• dat de nieuwe arbodienst arbodienst A heeft overgenomen per datum ….
• [indien van toepassing]: dat ook de bedrijfsartsen zijn overgenomen door de nieuwe arbodienst. 
• [indien van toepassing]: dat in de levering van zorg geen wijzigingen zijn en de bedrijfsarts(en) dezelfde blijft/ blijven.
• dat de bedrijfsgeneeskundige dossiers uitsluitend toegankelijk zijn en blijven voor de eigen bedrijfsarts van de werknemer. 

Gesloten dossiers
Voor gesloten dossiers geldt dat de (ex-)werknemers van wie een dossier in bewaring is indien mogelijk moeten worden geïnformeerd over de overgang van de bewaarplicht naar de nieuwe arbodienst en hoe zij eventueel hun rechten betreffende hun dossier kunnen uitoefenen. Zij moeten weten bij wie zij terecht kunnen met vragen over hun dossier.