FAQ: dossieroverdracht

Onderwerp: Overname van de ene arbodienst/ bedrijfsartsen-praktijk door een andere arbodienst/ bedrijfsartsen-praktijk
Is een machtiging voor overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier van een werknemer vereist wanneer de arbodienst wordt overgenomen door een andere arbodienst?

De situatie
Arbodienst A wordt volledig overgenomen door arbodienst B. [1]  

Uitgangspunten

• Arbodienst B is rechtsopvolger van arbodienst A. Daarmee komen alle rechten en plichten bij arbodienst B. De bedrijfsartsen van arbodienst A krijgen een nieuwe werkgever (arbodienst B). Klanten kunnen ervoor kiezen om klant te blijven óf om weg te gaan. 
• De hoofdregel bij overdracht van gegevens / bedrijfsgeneeskundige dossiers naar een andere bedrijfsarts is dat de bedrijfsarts het bedrijfsgeneeskundig dossier van de werknemer met diens uitdrukkelijke toestemming of op diens verzoek, rechtstreeks overdraagt aan de nieuwe bedrijfsarts.[2]  

Verschillende situaties

1. Contract klant-arbodienst is niet gewijzigd (m.u.v. de rechtspersoon) en de bedrijfsarts blijft dezelfde.
   In dit geval is er geen sprake van overdracht van dossiers. De werknemers behouden immers dezelfde bedrijfsarts(en). De hoofdregel geldt niet en een machtiging voor overdracht is niet nodig.
    
2. De nieuwe arbodienst en klant sluiten een contract met andere voorwaarden mét instemming van OR. De bedrijfsarts(en) blijft/ blijven dezelfde en in hun werk treden geen wijzigingen op.
   Ook nu geldt de hoofdregel niet en is toestemming niet nodig. Dossiers worden immers niet overgedragen.
    
3. Er is een verandering van bedrijfsarts(en).
   In dat geval is de hoofdregel wel van toepassing en is toestemming voor overdracht van de bedrijfsgeneeskundige dossiers nodig.

De bewaarplicht
Het beheer inclusief de bewaarplicht van de lopende en gesloten dossiers wordt voortgezet door de nieuwe arbodienst. De nieuwe arbodienst  heeft ook de plicht de dossiers van ex-werknemers gedurende de verplichte bewaartermijn te beheren en het mogelijk te maken dat zij desgewenst hun rechten ten aanzien van hun dossier kunnen uitoefenen.

Verstrekken informatie aan werknemers
In alle drie de situaties moeten werknemers worden geïnformeerd  over de wijzigingen. Dit betekent dat minimaal de volgende informatie verstrekt wordt:

• Naam en contactgegevens van de nieuwe arbodienst
• dat de nieuwe arbodienst arbodienst A heeft overgenomen per datum ….
• [indien van toepassing]: dat ook de bedrijfsartsen zijn overgenomen door de nieuwe arbodienst. 
• [indien van toepassing]: dat in de levering van zorg geen wijzigingen zijn en de bedrijfsarts(en) dezelfde blijft/ blijven.
• dat de bedrijfsgeneeskundige dossiers uitsluitend toegankelijk zijn en blijven voor de eigen bedrijfsarts van de werknemer. 

Gesloten dossiers
Voor gesloten dossiers geldt dat de (ex-)werknemers van wie een dossier in bewaring is indien mogelijk moeten worden geïnformeerd over de overgang van de bewaarplicht naar de nieuwe arbodienst en hoe zij eventueel hun rechten betreffende hun dossier kunnen uitoefenen. Zij moeten weten bij wie zij terecht kunnen met vragen over hun dossier.