Geplaatst 1 oktober 2025
In de leidraad Bedrijfsgeneeskundig Dossier is de overdracht van gegevens en de noodzaak tot gebruik van een machtiging gekoppeld aan het al dan niet overgaan naar een nieuwe verwerkingsverantwoordelijke. Bij een nieuwe verwerkingsverantwoordelijke is een machtiging nodig om het hele dossier over te dragen. Alleen in geval van de lopende ziekmelding kan – als voldaan wordt aan enkele andere voorwaarden – gewerkt worden met veronderstelde toestemming.
Bij overname van arbodienst A door bedrijf B neemt bedrijf B daarmee ook de bewaarplicht van de dossiers over. Deze wettelijke verplichting is één van de redenen op basis waarvan je binnen de AVG over een zogenaamde grondslag beschikt om de gegevens te mogen verwerken. Op basis daarvan hoef je voor de overname van het dossier door B geen toestemming te vragen. De werknemers moeten wel geïnformeerd worden over de overname. Dit geldt ook voor medewerkers die op moment van overname niet ziek gemeld zijn.1
Dat de bewaarplicht van dossiers hoe dan ook zonder toestemming van de werknemers over gaat, is iets anders dan dat de nieuwe bedrijfsarts er ook in kan werken. Als de bedrijfsarts niet wijzigt – zelfs als de verwerkingsverantwoordelijke officieel wel wijzigt van A naar B – is instemming vanuit de werknemer niet nodig is om de bedrijfsarts in het dossier te laten werken. Het beroepsgeheim blijft immers gegarandeerd, want de bedrijfsarts wijzigt niet.
Als de bedrijfsarts tegelijk wél óók wijzigt, dan is er sprake van veronderstelde toestemming om de nieuwe bedrijfsarts te laten werken in het dossier dat over is gegaan van A naar B (incl. informeren en mogelijkheid geven tot bezwaar maken). Ook al wijzigt de verwerkersverantwoordelijke van A naar B, vanuit de gedachte dat uiteindelijk de oude en nieuwe bedrijfsarts bij één en dezelfde verwerkersverantwoordelijke zullen werken, kan ook in deze situatie gewerkt worden met veronderstelde toestemming. Als de werknemer bezwaar maakt, dan moet het oude dossier afgesloten en bewaard worden en dient de nieuwe bedrijfsarts te werken in een nieuw aan te leggen dossier. Daarbij geldt wel één uitzondering: gegevens waarover de nieuwe bedrijfsarts vanwege zijn wettelijke zorgplicht2 moet kunnen beschikken.
Uitzondering
In dit geval weegt de ‘oude’ bedrijfsarts af of en zo ja welke van de over te dragen gegevens voor de verzuimbegeleiding en re-integratie dan wel de andere verplichte zorg strikt noodzakelijk zijn. De aard en de redenen die werknemer opgeeft moet hij afwegen tegen de belangen die derden hebben bij het beschikken over die gegevens. Gegevens die volgens de bedrijfsarts voor een goede follow-up van de sociaal-medische begeleiding en re-integratie en (in geval van een verplichte keuring) in het kader van de continuïteit van de zorgverlening noodzakelijk zijn kunnen vervolgens worden overgedragen, ondanks bezwaar of ontbreken van toestemming van de werknemer.3 De nieuwe bedrijfsarts heeft immers de actuele medische informatie nodig om de begeleiding op adequate wijze te kunnen voortzetten, en om werkgever en werknemer zodanig te kunnen adviseren dat zij hun wettelijke plichten en verantwoordelijkheden kunnen waarmaken.
De ‘oude’ bedrijfsarts moet de werknemer hierover informeren en controleert bij overdracht van de gegevens of aan deze informatieplicht voldaan is.
1 Naar analogie van de huisartsenpraktijk, zie https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/themas/gezondheid/gezondheidsgegevens-in-een-dossier/toegang-tot-het-dossier-met-gezondheidsgegevens
2 Bv.: Zorgplicht op basis van Artikel 14 Arbeidsomstandighedenwet lid 1b of lid 2a of de Wet verbetering poortwachter.
3 Zie ook: Autoriteit Persoonsgegevens, Overdragen dossier zieke werknemer. Op Internet: Rol arbodienst of bedrijfsarts bij zieke werknemers.