FAQ: dossieroverdracht

Wat is de beste manier om een bedrijfsgeneeskundig dossier over te dragen?

De 'state of the art' voor overdracht van bedrijfsgeneeskundige dossiers is het 'KNMG Advies voor inrichting en overdracht van het bedrijfsgeneeskundige dossier' te vinden via deze link op onze website.

De Autoriteit Persoonsgegevens (voorheen CBP) maakt een onderscheid tussen informatie waarop het medisch beroepsgeheim wel rust en de informatie waarop het medisch beroepsgeheim niet rust. (brief CBP dd 18-6-2007)

Onderstaande cursieve informatie (afkomstig uit het bovengenoemde KNMG Advies) geeft aan welke procedure er gevolgd moet worden. De passages die antwoord geven op de vraag welke gegevens wel overgedragen kunnen/moeten worden (ook zonder toestemming van de werknemer) zijn vetgedrukt weergegeven.

Een arbodienst(verlener) kan weigeren om gegevens over te dragen wanneer:
a. de nieuwe bedrijfsarts (nog) niet bekend is (5.4)
b. de werknemer bezwaar maakt (zie ook de specifieke situatie bij 5.5.b.)
c. de ondernemingsraad bezwaar maakt tegen de overgang naar de nieuwe arbodienstverlener (zie 5.1)

d. de werknemers niet zijn ingelicht over de overgang naar een nieuwe arbodienstverlener en de mogelijkheid om bezwaar te maken (zie 5.1)

Bovendien moet bij de overdracht steeds zijn voldaan aan de voorwaarden die onder 5.1. tot en met 5.5 voor de verschillende situaties zijn benoemd (citaat):

5.1. De werkgever sluit een overeenkomst met een andere arbodienstverlener. Een bedrijfsgeneeskundig dossier kan in deze situatie worden overgedragen aan een andere arbodienstverlener. Voor informatie die niet valt onder het medisch beroepsgeheim kan dit zonder toestemming van de werknemer. De werknemer dient wel over de overdracht te worden geïnformeerd. De ondernemingsraad dient, voordat de arbodienstverlener de dossiers kan overdragen, instemming te hebben verleend aan de overgang naar een andere arbodienstverlener. Gegevens die vallen onder het medisch beroepsgeheim kunnen alleen onder bepaalde voorwaarden zonder toestemming van de werknemer aan een nieuwe bedrijfsarts worden overgedragen:

1. Er moet sprake zijn van een noodzaak tot verstrekking van de gegevens in het kader van de verzuimbegeleiding en re-integratie, een wettelijke verantwoordelijkheid van de werkgever, die hij alleen kan waarmaken indien hij over de noodzakelijke gegevens kan beschikken. Deze noodzaak is dientengevolge aanwezig indien ten tijde van de wisseling van bedrijfsarts sprake is van een lopend ziektegeval, dan wel met een zogenaamde ‘doorloper’ waarbij de werknemer binnen een periode van vier weken na een herstelmelding zich opnieuw ziek meldt. Hoewel het evident is dat ook medische gegevens die betrekking hebben op langere perioden of op gezondheidsaspecten die continu relevant zijn (bijvoorbeeld een werknemer met een chronische aandoening die periodiek de belastbaarheid beïnvloedt) is in deze situatie voor overdracht van zulke gegevens toestemming van de werknemer nodig.

2. De werknemer is vóór de feitelijke overdracht van het voornemen tot overdracht op de hoogte gebracht en in staat gesteld om hiertegen bezwaar aan te tekenen. Indien het ‘lopende ziektegeval’ of de ‘doorloper’ bezwaar maakt tegen overdracht zal de oude bedrijfsarts/arbodienstverlener moeten afwegen, of en zo ja welke van de over te dragen gegevens in het kader van de verzuimbegeleiding en reïntegratie strikt noodzakelijk zijn. Uitsluitend de gegevens die in het kader van de uitvoering van de deze wettelijke taken van de werkgever strikt noodzakelijk zijn, zullen ondanks bezwaar van de werknemer mogen worden overgedragen. (zie ook hierna onder 5.5)

5.5.Indien een werknemer geen toestemming geeft voor overdracht van het dossier naar een andere arbodienstverlener kunnen zich twee situaties voordoen.

a. Het betreft gegevens waarover die nieuwe arbodienstverlener op basis van een wet moet kunnen beschikken. Indien de werknemer bezwaar aantekent tegen het overdragen van gegevens die voor de uitvoering van een wettelijke taak nodig zijn dient een belangenafweging te worden gemaakt door de oude bedrijfsarts. De aard en de redenen van het bezwaar moeten worden afgewogen tegen de belangen die derden hebben bij het beschikken over die gegevens. De afweging wordt schriftelijk vastgelegd in het dossier. Gegevens die volgens de bedrijfsarts voor een goede follow-up van de sociaal-medische begeleiding noodzakelijk zijn (en andere gegevens dus niet) kunnen vervolgens ondanks het bezwaar van de werknemer toch worden overgedragen. Dit wordt in het dossier vastgelegd. Onder het beroepsgeheim vallende gegevens die niet in deze categorie vallen kunnen zoals al aangegeven nooit zonder toestemming van de werknemer worden overgedragen, tenzij sprake is van medebehandeling in de zin zoals de WGBO dat beoogt.

b. Indien het onder a gestelde niet van toepassing is, kan de overdracht niet plaatsvinden. De arbodienstverlener informeert de werknemer hierover, en wijst de werknemer tevens op de mogelijke bezwaren en de gevolgen van het niet optimaal kunnen overdragen van de gegevens. De oude arbodienstverlener zal het dossier gedurende de wettelijke nog resterende termijn blijven bewaren. Bij overdracht van gegevens waarop het beroepsgeheim rust, zonder dat de werknemer hiervoor toestemming geeft, doorbreekt de bedrijfsarts het beroepsgeheim. Uitgangspunt is dat dit niet is toegestaan. Uitsluitend in zeer uitzonderlijke situaties kan de arbodienstverlener gegevens ondanks bezwaren van de werknemer overdragen aan de nieuwe arbodienstverlener. Dit kan alleen als de bedrijfsarts zich in een situatie van ‘conflict van plichten’ bevindt. Zie voor de criteria die gelden voor ‘conflict van plichten’ hiervoor onder 4, uitzondering 4. Een dergelijke uitzonderlijke situatie laat zich in de bedrijfsgeneeskundige praktijk niet licht denken, maar zou zich bijvoorbeeld kunnen voordoen als sprake is van concreet gevaar of risico op schade aan de gezondheid van derden. Alleen die gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het beoogde doel kunnen dan worden overgedragen. Voordat deze gegevens zonder toestemming worden overgedragen wordt dit met de werknemer besproken, teneinde hem alsnog te overtuigen van de noodzaak tot overdracht, en daarvoor toestemming te krijgen. Een arbodienstverlener kan nooit weigeren een kopie van het dossier aan de werknemer over te dragen. De wet stelt dat desgevraagd zo spoedig mogelijk afschrift (een kopie) van het dossier gegeven moet worden (artikel 7:456 BW). Het afgeven van een kopie blijft achterwege voor zover dit noodzakelijk is in het belang van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van een ander. Voor het verstrekken van een afschrift mag een redelijke vergoeding in rekening worden gebracht.

Literatuurverwijzingen
Voor dossierplicht en privacywetgeving kunnen we verwijzen naar AP- en KNMG-documenten ter zake: De zieke werknemer en privacy (2016), Code gegevensverkeer en samenwerking bij arbeidsverzuim en reïntegratie (2007), Privacywetgeving en omgaan met patiëntengegevens (2002), Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens (2003) en Advies voor inrichting en overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier (2009). Deze documenten vindt u o.a. via deze link elders op onze website.

Samengevat
Wat betreft overdracht van informatie waar het beroepsgeheim wel op rust geldt het volgende. In principe kan er, mits er aan een fors aantal randvoorwaarden is voldaan, overdracht van medische/bedrijfsgeneeskundige dossiers plaatsvinden van die medewerkers die arbeidsongeschikt zijn. Randvoorwaarden zijn onder meer:

  • Instemming van de OR met de overgang naar de nieuwe arbodienstverlener. Zie hiervoor het rapport 'De zieke medewerker en Privacy' van het CBP. Als die toestemming er niet is, kan de bedrijfsarts er al toe overgaan niet over te dragen.
  • Er moet sprake zijn van een noodzaak van verstrekking in het kader van verzuimbegeleiding.
  • De werknemer dient van te voren op de hoogte te worden gebracht van de aanstaande gegevensoverdracht en in staat te worden gesteld hier eventueel bezwaar tegen aan te tekenen
  • De overdragende bedrijfsarts dient zich te vergewissen dat aan de informatieplicht is voldaan.
  • De overdracht dient rechtstreeks van de bedrijfsarts aan de opvolgende bedrijfsarts te geschieden (dus niet naar een arbodienst).

Daarnaast kan, ook als de werknemer toestemming heeft gegeven, de bedrijfsarts overgaan tot het niet overdragen van de gegevens. Dit omdat de bedrijfsarts in deze een eigen verantwoordelijkheid heeft (zie hiervoor de Karsten-uitspraak), los van de toestemming van de medewerker. Dus juridisch, mits beargumenteerd, is er geen verplichting tot overdracht. Wenst men wel de medische dossiers over te dragen, dan dient men zich ervan te vergewissen dat aan alle bovenstaande randvoorwaarden is voldaan.

Indien men - beargumenteerd - de medische dossiers niet aan een opvolger wenst over te dragen, is er altijd de mogelijkheid dat betrokken werknemers een kopie krijgen van hun dossier. De arbodienstverlener/bedrijfsarts blijft dan eigenaar van het dossier. Cliënt kan de kopie zo nodig zelf aan de opvolger geven. Op deze wijze frustreert men niet het principe van continuïteit van dossiervorming.

N.B. een arts die de regels inzake de overdracht van het bedrijfsgeneeskundig dossier niet in acht neemt is tuchtrechtelijk aanspreekbaar.

Kosten
Over de kosten van overdracht medische dossiers, d.w.z. de materiële zaken, kan de NVAB geen uitspraken doen.

 

« Terug naar index